El Ministerio de Justicia, de Cuba (MINJUS) eliminó la obligatoriedad de incorporar la nota “Únicamente para surtir efectos fuera del territorio nacional”, en los documentos notariales y certificaciones de los Registros bajo su administración.
Este requisito era obligatorio para legalizar certificaciones de nacimiento y matrimonio, poderes notariales y otros documentos que fueran solicitados por los ciudadanos cubanos para surtir efecto fuera del país y para trámites ante embajadas extranjeras en La Habana.
De este modo, se simplifica un proceso que generó múltiples quejas y críticas de la población en años recientes.
Según la Instrucción No. 3 de 2019 del MINJUS, publicada en Gaceta Oficial el 19 de julio, los reglamentos de las leyes vigentes “De las Notarías Estatales” y del “Registro del Estado Civil” no establecían la consignación de esta nota como requisito legal.
Además, aclara que la validez fuera del territorio nacional de los documentos notariales y certificaciones registrales ya se garantiza con el acto del legalizarlos ante el propio MINJUS, el Ministerio de Relaciones Exteriores, en La Habana, o los consulados o embajadas de Cuba en los países donde los documentos han de surtir efecto.
La nota “Únicamente para surtir efectos fuera del territorio nacional” surgió el virtud de la Instrucción No. 1 de 2016 del viceministro de justicia, Francisco Eduardo García. Su propósito declarado era “garantizar la seguridad en el tráfico jurídico”, así como velar por la fidelidad y autenticidad de documentos autorizados o expedidos por notarios y registradores.
Sin embargo, en la práctica, la nota generó devoluciones y demoras innecesarias en el ya complicado y costoso proceso de legalización de documentos en Cuba.
La explicación del cambio, ahora contenida en la Instrucción No. 3, confirma que el requisito antes exigido introducía más trámites burocráticos, demoras y molestias para los solicitantes.
Desenredando trámites
La eliminación de la nota “Únicamente para surtir efectos fuera del territorio nacional” es otro paso reciente del Ministerio de Justicia encaminado “a mejorar sus servicios”, según han afirmado sus directivos en distintas declaraciones al a prensa.
Un primer movimiento fue la aprobación, en diciembre de 2018, de la Instrucción No. 1/2018, destinada a “simplificar procesos” y reducir la cantidad de documentos requeridos para ejecutar trámites, “sin comprometer la seguridad jurídica”.
A partir de quejas de la población y “acciones de control” realizadas en el período 2017-2018, el MINJUS detectó que algunos notarios exigían, “sin justificación legal, la acreditación documental de determinados particulares, trasladándole cargas innecesarias a destinatarios del servicio”.
El nuevo ministro de justicia, Oscar Manuel Silvera, emitió entonces las “Indicaciones para la simplificación de procesos y reducción de documentos en las actividades notarial y registral”, un conjunto de 18 órdenes que hacen más expeditos los trámites y menos complicada la vida de cubanos.
Entre las prácticas que quieren corregir los funcionarios está la tendencia de algunos notarios y registradores a solicitar la actualización de certificaciones de nacimiento, matrimonio y defunción. Esos documentos no caducan, han aclarado desde entonces los dirigentes, por lo que no importa cuándo hayan sido emitidos, siguen teniendo vigencia en cualquier momento.
Solución incompleta
A pesar del alivio que supone la Instrucción No. 3, la disposición solamente alcanza a los documentos notariales y registrales; por lo que deja fuera otros documentos que también son requeridos por los ciudadanos para surtir efecto fuera del territorio nacional y todavía requieren de que les estampen la “nota” específica.
Es el caso de las certificaciones de nota que expiden instituciones de los ministerios de Educación y de Educación Superior. Los ciudadanos no pueden legalizar directamente las certificaciones que recibieron una vez graduados, pues no dicen explícitamente que fueron emitidas “para surtir efectos fuera del territorio nacional”.
Esta barrera supone que deban pagar 250 CUC en bufetes y consultorías jurídicas para obtener una nueva certificación con la consigna citada; lo cual ha sido señalado por muchos necesitados como una barrera más de las instituciones oficiales cuyo único fin es recaudar dinero.
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